PRIVACY POLICIES

USERS PRIVACY CHARTER

Législation applicable

La présente Politique est rédigée conformément aux exigences de la législation applicable et assure la réglementation du traitement des données personnelles à la législation dans le domaine des données personnelles. La Politique définie les objectifs de collecte de vos données personnelles, l'ordre et les conditions du traitement des données personnelles et les règles de la protection.

Principes fondamentaux du traitement des données personnelles

  • La légitimité des objectifs et des moyens du traitement des données personnelles;

  • La bonne foi du GIE et des sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge pendant le traitement des données qui est assurée grâce au respect des normes de la législation applicable à l'égard des données personnelles;

  • La réalisation des objectifs concrets, préétablis par la présente Politique du traitement des données personnelles;

  • La conformité des objectifs du traitement des données personnelles aux objectifs préétablis pour la collecte des données personnelles;

  • La conformité de structure et volume des données personnelles traitées, des moyens du traitement des données personnelles aux objectifs préétablis pour la collecte des données personnelles;

  • La fiabilité des données personnelles, leur suffisance pour les objectifs du traitement, l'inadmissibilité du traitement des données personnelles, excédentaires aux objectifs du traitement des données personnelles;

  • La responsabilité de l'exactitude des données personnelles, leur suffisance et leur pertinence pour les objectifs du traitement des données personnelles;

  • L'inadmissibilité de regroupement des bases de données, contenant les données personnelles dont le traitement s'effectue aux objectifs incompatibles;

  • Le stockage des données personnelles dans une forme qui permet de définir l'entité des données personnelles pas plus longtemps que le traitement demande.

 

Les données personnelles traitées doivent être détruites ou dépersonnalisées après la réalisation des objectifs du traitement ou en cas de perte de la nécessité de la réalisation de ces objectifs, sauf disposition contraire de la loi.

Le traitement des données personnelles s'effectue à des fins statistiques, de recherche à condition de la dépersonnalisation des données personnelles.

Le GIE et les sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge n'effectue pas de traitement des données personnelles concernant l'appartenance raciale ou nationale, l'opinion politique, religieux, philosophique et autre, la vie sexuelle, la participation à des sociétés, y inclus, aux syndicats.

Attention, conformément à la législation nationale de chaque pays où sont prestés les services du GIE et les sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge sont obligées de stocker les données des abonnés pendant les périodes, indiquées dans la loi.

Les objectifs de collecte des données personnelles de l'utilisateur

Pour vous proposez des services d'intermédiation et/ou autres services dont de prise de rendez-vous le GIE Body Knowledge demande vos données personnelles pour servir en tant que l'Utilisateur desdits services et les utilise en vue de:

  • L'Identification de l'Utilisateur dans le cadre des Services proposés par My Body Knowledge;

  • La prestation des services d'intermédiaire et de RDV;

  • L'accès de l'Utilisateur aux ressources personnalisées du Site;

  • L'information en retour de l'Utilisateur, y inclus les appels, les notifications et le traitement des demandes de l'Utilisateur;

  • La confirmation de la fiabilité et la complétude des données personnelles fournies par l'Utilisateur;

  • La création du compte de l'Utilisateur;

  • Le traitement et la réception des paiement de l'Utilisateur;

  • La fourniture de l'assistance efficace technique à l'Utilisateur en cas de problèmes, liés à l'utilisation du Site, de l'Application et/ou des Services;

  • Les activités de promotion avec le consentement de l'Utilisateur;

  • Le ciblage du matériel publicitaire;

  • Les recherches statistiques à la base des données dépersonnalisées.

 

Vos données personnelles peuvent être traitées en cas de consentement individuel si vous le préférez ou si My Body Knowledge le préfère.

Les catégories des données personnelles

Pour vous proposer des services d'intermédiation et de RDV, My Body Knowledge vous demande des données personnelles suivantes:

  • Le nom complet, la date de naissance, le genre;

  • L'adresse actuelle;

  • Les coordonnées (le numéro de téléphone, l'adresse mail);

  • Les données de la carte d'identité;

  • Dans certains cas les données classées dans la catégorie spéciale des données personnelles par la législation de la Russie l'UE;

  • Les informations financières, y inclus le numéro de la carte bancaire, de crédit (les 4 derniers chiffres du numéro de la carte), ou les autres informations;

  • Dans les situations où la législation nationale le demande, My Body Knowledge a le droit de demander les données supplémentaires: les documents justifiant le lieu de résidence; la carte d'identité des papiers scannée; la photo avec votre document entre les mains (avec votre écriture) et les autres données à votre décision ou à celle de My Body Knowledge.

Droits de l'entité des données personnelles

  • Savoir les sources de la collecte, la localisation de ses données personnelles, les objectifs du traitement.

  • Recevoir l'information sur l'accès aux données personnelles, y inclus l'information sur des tierces personnes, à qui les données personnelles sont transmises, s'il y a lieu. Attention, la transmission des données personnelles aux tierces personnes sans le consentement écrit de l'entité des données personnelles, sauf dans les cas prévus par la loi, n'est pas autorisée. La transmission des données personnelles de l'entité à des fins commerciales sans son consentement écrit est exclue.

  • A l'accès à ses données personnelles.

  • Recevoir la réponse si ses données personnelles sont traitées et lesquelles exactement, au plus tard 30 jours après la demande.

  • Présenter la réclamation de motivation à My Body Knowledge pour objecter à propos du traitement des données personnelles.

  • Présenter la réclamation de motivation relative au changement ou élimination de ses données personnelles si les données ne sont pas fiables ou sont traitées illégalement.

  • Protéger ses données personnelles du traitement illégal et de la perte, de l'élimination, du dommage en raison de la dissimulation intentionnelle, de l'absence ou de la prestation tardive, et de la prestation des données qui sont peu fiables ou qui salissent l'honneur, la réputation professionnelle d'une personne.

  • Porter plainte sur le traitement de ses données personnelles auprès des autorités compétentes .

  • Appliquer la réparation en cas de violation de la législation relative à la protection de l'information personnelle.

  • Emettre des réserves sur la limitation du droit du traitement des données personnelles avec le consentement.

  • Annuler le consentement au traitement des données personnelles.

  • Connaître les modalités du traitement automatique des données personnelles.

  • La protection de la décision automatique qui a des conséquences juridiques.

  • My Body Knowledge a le droit de charger une tierce personne de traiter des données personnelles avec le consentement de l'entité des données personnelles, en vertu de l'accord conclu avec une tierce personne dont la condition est le respect de la confidentialité.

  • Les représentants des institutions publiques (y inclus, de supervision et de responsabilisations etc), ont l'accès aux données personnelles traitées par My Body Knowledge, dans la mesure, définie par la législation applicable.

 

La législation de l'UE définie des droits concernant les données personnelles des entités des données de l'UE, qui sont réglementés par la disposition RGPD.

Les autres droits des entités des données personnelles conformément à RGPD:

 

  1. Le droit à l'information: Le Site et l'Application My Body Knowledge donne la possibilité à l'Utilisateur de recevoir l'accès et actualiser les données personnelles dans les paramètres de l'espace utilisateur. Vous avez le droit de demander si My Body Knowledge a vos informations personnelles et recevoir l'accès à vos données personnelles en vous adressant au DPO sur la page dédié du site ou à privacy@mybodyknowledge.com.

  2. Le droit à corriger des données : si vous avez découvert, que des données personnelles que nous traitons sont incorrectes ou obsolètes, s'il vous plaît, contactez - nous soit par le DPO sur la page dédié soit en écrivant à privacy@mybodyknowledge.com. 

    Attention, vous pouvez corriger des données vous-mêmes dans l'espace utilisateur sur le Site ou dans l'Application.

  3. Le retrait du consentement au traitement des données personnelles et le droit à l'oubli: dans le cas où My Body Knowledge traite vos données personnelles avec le consentement au traitement des données (à des fins de commercialisation/de publicités), la poursuite de traitement peut être cessée. Il suffit de retirer son consentement au traitement par la page "DPO" du Site ou par courriel. Vous pouvez utiliser votre droit à l'oubli. Dans les cas prévus par l'article 17 RGPD, nous éliminons vos données personnelles traitées sauf les données personnelles que nous devons conserver conformément à la législation applicable.

 

ATTENTION! Le GIE et les sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge a le droit de vérifier l'identité du sujet des données avant de réaliser ses droits en demandant la prestation des documents d'identité.
La prestation des documents d'une autre personne sans son consentement est interdite. Vous êtes responsables des conséquences que le non-respect de l'exigence peut causer.
Vos données peuvent être transmises sur le territoire étranger conformément à la législation applicable (la circulation transfrontière).

Devoirs des entités des données personnelles

L'entité des données personnelles doit transmettre des données fiables, nécessaires pour la réalisation des objectifs du traitement, et justifier la fiabilité des données personnelles en présentant les pièces originales. En cas de changement des données personnelles, nécessaires pour la réalisation des objectifs du traitement, communiquer les données personnelles précises et justifier le changement en présentant les pièces originales et respecter la loi applicable.

Lenteur du traitement des données personnelles

La lenteur du traitement des données personnelles est définie par l'objectif du traitement, mais pas plus longtemps que c'est déterminé par la loi applicable. Les données personnelles dont la lenteur du traitement (stockage) a expiré, doivent être détruites ou dépersonnalisées, sauf disposition contraire de la loi. Le stockage des données personnelles s'effectue en forme qui permet de définir l'entité des données personnelles pas plus longtemps que le traitement demande. Les données personnelles traitées doivent être détruites ou dépersonnalisées après la réalisation des objectifs du traitement ou en cas de perte de la nécessité de la réalisation de ces objectifs, sauf disposition contraire de la loi.

Cookies et des autres éléments d'identification

Pour améliorer notre Site et vous prester des services sur l'ordinateur ou le smartphone, pour la navigation plus facile, nous traitons les données comme l'adresse IP, l'information sur votre navigateur, le système d'exploitation, les données de «cookies» etc.

Ces données sont transmises avec votre dispositif, où vous ouvrez notre site, utilisées automatiquement à des fins statistiques, pour l'analyse des moyens d'amélioration des Services du GIE et des sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge.

Plus en détails sur la politique de l'utilisation des fichiers Cookies.

Applications MYBODYKNOWLEGE

Les données personnelles (y inclus les Contacts), reçus hors de l'application mobile MyBodyKnowledge pour les dispositifs iOS, Android ou Windows ne sont pas transmises aux serveurs  My Body Knowledge.

Appels

Les appels au Service client/support GIE ou sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge peuvent être enregistrés. C'est effectué pour le suivi et la formation des employés. En appelant le service client/support et en continuant la conversation avec un employé My Body Knowledge, Vous acceptez le traitement des données fournies dans le cadre des conditions de la présente Politique.

Limite d'âge

Le GIE ou sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge ne propose pas de services d'intermédiation, de RDV, autres services aux Utilisateurs de moins de 15 ans.

Dispositions finales

La présente Politique entre en vigueur à la date de sa publication sur le site My Body Knowledge et est en vigueur pour une durée indéfinie jusqu'à son remplacement par une nouvelle version de la Politique. Le GIE ou sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge examine actuellement la présente Politique et son actualisation au besoin:

 

  1. Lors du changement de l’ordre de traitement;

  2. A la base de contrôle par une institution des droits des entités des données personnelles;

  3. Lors du changement des exigences de la législation en vigueur en matière des données personnelles;

  4. D'autres types de violations.

 

Lors des changements apportés à la présente Politique la date de la dernière mise à jour est indiquée. Si vous continuez à collaborer avec le GIE ou sociétés Body Knowledge ou My Body Knowledge, par le Site et/ou l'Application et/ou vous n'avez pas retiré votre consentement au traitement de vos données, vous acceptez la version de la Politique en vigueur et le traitement de vos données.

Toutes les propositions et (ou) questions en ce qui concerne la Politique l'Utilisateur peut nous être adresser à: privacy@mybodyknowledge.com

La date de la publication de la présente Politique et son entrée en vigueur: 15.09.2021

CANDIDATE PRIVACY POLICY

 

What Personal Data (“Your Personal Data”) are we Collecting?

  • Data that you (“You”, “Your”) input during the application process or job alert creation (contact information, experience and education, attachments, screening questions answers).

  • Your IP Address.

  • Your login information (email address and encrypted password) for your Candidate Portal.

  • Cookies, which allow us to know how our services are accessed and used.

 

What is the Purpose of Collecting Your Personal Data?

  • Help You manage Your job opportunities within the Candidate Portal: when You apply to one of our Customers, You have access to a Candidate Portal, where You can find Your profile information and applications information.

  • Receive jobs suggestions available from and through My Body Knowledge.

  • Conduct surveys: My Body Knowledge may also contact You via surveys to conduct research about Your opinion of current or future My Body Knowledge functionalities and user experience.

  • Improve and develop services and products: My Body Knowledge may use the Personal Data to improve and develop its services and products to the extent this is necessary.

In this case, we are the data controller.

Please remind : when You apply to one of our Customers’ jobs, our Customer (the recruiter or hiring manager) can consider You for any job opportunities they have and can use any My Body Knowledge tools to track, manage and make a decision. In this case, the Customer is the data controller and is responsible for the process of Your Personal Data and My Body Knowledge is the data processor processing the data on behalf of the Customer.

My Body Knowledge is not a headhunting company. We only provide a talent acquisition technology for ourselves or to our customers and the services to You as mentioned above.

Because My Body Knowledge and its affiliates (“My Body Knowledge”) offer You real choice and control over how You use Your Personal Data, and wants to build trust and engagement with You, consent is the legitimate basis for processing Your Personal Data.

You can withdraw your consent at any time by deleting your Candidate Portal account.

 

How Your Personal Data for Candidate Portal will be used

  • You can set up a personal account (“Candidate Portal”) which allows You to manage Your job opportunities and track your different applications of several Customers.

  • In Your Candidate Portal, which is accessible on https://www.mybodyknowledge.com/, You may register through the email you received after applying, or if your consent was requested. This is operated by My Body Knowledge under its own responsibility. The registration requires your email address and a password.

  • Your profile will be made available and visible to the Customer to which you applied. You will receive job alerts from the Customers to which You applied.

  • In order to provide world-class services to You and the Customer, My Body Knowledge uses third-party providers to help perform statistical analysis, technical support and data hosting.

  • Your application information will be collected by My Body Knowledge and be made available to You through the Candidate Portal.

  • My Body Knowledge will never sell, rent, or lease the collected Personal Data.

 

How can You self-manage Your Personal Data?

  • Candidate Portal: You can see all Your profile and applications You’ve made

    • Right to rectification: You can modify Your profile by going to the “My Profile” section

    • Right to be forgotten: You can withdraw and delete Your profile at each company You applied for:
      Please note that My Body Knowledge will transmit your request to the Customers You applied. In some cases, they may decide to keep your application data in compliance with their own legal obligations. To find more about these obligations, we encourage you to contact them directly. Contact information should be found in each company’s privacy policy linked at the bottom of your application or via their corporate website.

    • Right to data portability: You can export Your profile in a machine readable format

    • Right to object to processing: You can decide whether or not you wish to create a Candidate Portal and to delete it as mentioned above. You will still be able to apply to the job of Your choice without creating a Candidate Portal.

    • Right to restriction of processing: Your Personal Data will be used solely for the purposes mentioned above and You can decide whether or not to create a Candidate Portal .You will still be able to apply to the job of Your choice without creating a Candidate Portal.

  • If You have any questions on how Your Personal Data is used or how You can self-manage Your Personal Data, feel free to contact privacy@mybodyknowledge.com or our DPO dedicated page.

 

Use of Your Personal Data

  • Help You manage Your job opportunities within the Candidate Portal: when You apply to one of our Customers, You have access to a Candidate Portal, where You can find Your profile information and applications information.

  • Receive jobs suggestions available from and through SmartRecruiters.

  • Conduct surveys: SmartRecruiters may also contact You via surveys to conduct research about Your opinion of current or future SmartRecruiters functionalities and user experience.

  • Improve and develop services and products: SmartRecruiters may use the Personal Data to improve and develop its services and products to the extent this is necessary.

In this case, we are the data controller.

Please remind : when You apply to one of our Customers’ jobs, our Customer (the recruiter or hiring manager) can consider You for any job opportunities they have and can use any SmartRecruiters tools to track, manage and make a decision. In this case, the Customer is the data controller and is responsible for the process of Your Personal Data and SmartRecruiters is the data processor processing the data on behalf of the Customer.

SmartRecruiters does not sell, rent or lease the collected Personal Data to third parties.

SmartRecruiters may share Your Personal Data with trusted partners in order to perform usage statistical analysis, customer support, technical operations and provide data hosting services. Our trusted partners are prohibited from using Your Personal Data except to provide these services to SmartRecruiters, and they are required to maintain the confidentiality of Your Personal Data. For more information, please click here.

 

Tracking Cookies

Please visit https://www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy/ for all cookie information as it relates to SmartRecruiters.

 

Retention of Your Personal Data

SmartRecruiters will retain Your Personal Data only for as long as is necessary for the purposes set out in this Privacy Policy.

 

GDPR Compliance

SmartRecruiters is committed to full compliance with the GDPR, including GDPR Article 13. Below is where we comply with Article 13 in this policy:

GDPR Article 13 Section 1

  • Section 1(a): See “Data Protection Questions” section below for the email to contact SmartRecruiters, the name of the controller, and SmartRecruiters address.

  • Section 1(b): See “Data Protection Questions” section below for the email of our data protection officer.

  • Section 1(c): See section “What is the purpose of collecting your personal data?” for the purposes SmartRecruiters collects personal data as well as the legal basis.

  • Section 1(d): This section is not applicable to SmartRecruiters because we process personal data based on consent.

  • Section 1(e): See “Onward Transfer” section for the categories of recipients of personal data.

  • Section 1(f): See “Onward Transfer” section for third country and international organization transfers, and our transfer mechanism in accordance with Article 46(2)(c).

GDPR Article 13 Section 2

 

Onward Transfer

SmartRecruiters uses a limited number of third-party providers in the US and in Europe to help to perform usage statistical analysis, customer support and technical operations and provide data hosting services.

Our Sub-processors for the Candidate Portal (i.e. your personal account with SmartRecruiters) are:

  • SmartRecruiters (SPOLKA AKCYJNA) Oddzial w Polsce (Poland): our branch in Poland is used for operation, maintenance, support and testing of the Candidate Portal and our platform;

  • Amazon Web Services, Inc. is used for hosting of the data. Hosting location is the cluster AWS Germany.

  • SendGrid, Inc. (US) is used to power the sending and receiving of emails from Your Candidate Portal.

  • Textkernel B.V. (The Netherlands) is used to parse the Candidate’s CV and documents and parse the data into the database field.

  • Google Analytics by Google LLC (US) is used to gather behavioral analytics on how candidates use the My SmartRecruiters Candidate Portal. SmartRecruiters will not use the data to identify individual users and will not merge the data with other data to identify individual users.

  • Hotjar LTD (Malta) is used to gather behavioral analytics on how candidates use the My SmartRecruiters Candidate Portal, NPS and surveys answers. SmartRecruiters will not use the data to identify individual users and will not merge the data with other data to identify individual users.

For Your complete information, when You apply to one of our Customers’ jobs, SmartRecruiters as data processor uses the following third-party providers for the services provided to our Customers:

  • SmartRecruiters (SPOLKA AKCYJNA) Oddzial w Polsce (Poland): our branch in Poland is used for operation, maintenance, support and testing of our talent acquisition platform;

  • Amazon Web Services, Inc. is used for hosting of the data. Hosting location is the cluster AWS Germany.

  • SendGrid, Inc. (US) is used to power the sending and receiving of emails from our talent acquisition platform to You and our Customer.

  • Textkernel B.V. (The Netherlands) is used to parse the Candidate’s CV and documents and parse the data into the database field.

  • Jitterbit, Inc. (US, service optional) is the cloud connector hosted in our hosting location in Germany and used to host and maintain any custom integrations between Customer’s system and SmartRecruiters platform.

  • ClickBoarding, LLC (US, service optional) is used by our Customers subscribing to the onboarding add-on.

  • Google Analytics by Google LLC (US) is used to gather behavioral analytics on how candidates apply to the customers’ job offers. SmartRecruiters will not use the data to identify individual users and will not merge the data with other data to identify individual users.

SmartRecruiters shall remain responsible in case of onward transfers to third parties.

SmartRecruiters shares the Personal Data with these third-party providers to support SmartRecruiters’ Services only. Any other use of the Personal Data by third-party providers is prohibited.

SmartRecruiters ensures that all personal data is handled, processed, transferred and stored in accordance with relevant EU data protection law, and that adequate safeguards and procedures providing protection to Users’ personal data are in place.

All third-party providers receiving Personal Data from the European Union, the United Kingdom and/or Switzerland agree to (i) process the Personal Data only to the extent required by SmartRecruiters’ Services and in accordance with SmartRecruiters’ instructions and (ii) comply with the applicable data protection laws for transfer and processing of Personal Data and (iii) provide adequate technical and organization measures to protect the Personal Data.

To this end, we use the European Standard Contract clauses (http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/index_en.htm) with our sub processors in order to guarantee the privacy and the security of Your Personal Data.

When You submit Your application, You agree to this Privacy Policy and, in particular, You expressly agree to the transfer of Your Personal Data for the purposes described in that Privacy Policy.

 

Security of Your Personal Data

SmartRecruiters is ISO 27001 certified.

SmartRecruiters uses industry-standard technologies when transferring and receiving consumer data exchanged between SmartRecruiters and third parties to help ensure its security. SmartRecruiters’ website has security measures in place to protect the loss, misuse and alteration of information.

Personal Data may be hosted on servers maintained by Amazon Web Services and subject to their security safeguards, which are continuously audited, with certifications from accreditation bodies across geographies and verticals. You can read more about Amazon Web Services’ security and compliance at https://aws.amazon.com/compliance/.

 

Children Under Thirteen

SmartRecruiters does not knowingly collect Personal Data from children under the age of thirteen. If You are under the age of thirteen, You must ask Your parent or guardian for permission to use smartrecruiters.com. If a child under 13 submits Personal Data to Company and we learn that the Personal Data is the information of a child under 13, we will attempt to delete the information as soon as possible. If You believe that we might have any Personal Data from a child under 13, please contact us at supportfeedback@smartrecruiters.com

 

Changes to our Privacy Policy

We reserve the right to change this Privacy Policy and our Terms of Use at any time. We will notify You of significant changes to our Privacy Policy by sending a notice to the primary email address specified in Your account or by placing a prominent notice on our site. Significant changes will go into effect following such notification. Non-material changes or clarifications will take effect immediately. We encourage You to check our site and this Privacy Policy for updates.

 

Disclosure of Your Personal Data

SmartRecruiters may disclose Your Personal Data, without notice, only if required to do so by law or in the good faith belief that such action is necessary to: (a) conform to the edicts of the law or comply with legal process served on SmartRecruiters or the site; (b) protect and defend the rights or property of SmartRecruiters; and, (c) act under exigent circumstances to protect the personal safety of users of SmartRecruiters, or the public.

 

Inquiries – How to Contact Us ?

If You have any queries related to one of Your applications for our Customer, please contact them directly. You will find the Customer’s contact showed in the Candidate Portal.

 

Data Protection Questions

If You have any further queries, please send an email to our Data Protection Officer at: dpo@smartrecruiters.com .

SmartRecruiters will respond in a timely manner.

In case of unresolved privacy or data use concern, You have the right to lodge a complaint with Your data protection supervisory authority.